I. Общая информация

«Персональные данные» – это любая информация, относящаяся к определённому или определимому физическому лицу. Это могут быть как личные, так и профессиональные, экономические сведения, характеристики, знания или физиологические особенности. Персональные данные включают такие сведения, как имя, дата рождения, адрес, номер телефона.

Конфиденциальные данные:

Обработка конфиденциальных данных допустима только при условии, что соответствующее лицо дало согласие на одну или несколько конкретных целей. Конфиденциальные данные в соответствии с пунктом 9 GDPR включают данные, из которых следует расовая и этническая принадлежность, политические взгляды, религиозные или мировоззренческие убеждения или членство в профсоюзе; биометрические данные для однозначной идентификации физического лица.

Для предоставления услуг в сфере продажи, покупки, аренды недвижимости часто требуется обработка конфиденциальных данных. Прежде всего возможна информация о семейной жизни (например, при поиске недвижимости для вас и вашей семьи, из которой можно вывести сексуальную ориентацию).

Редко, но возможны также данные о политических взглядах или религиозных убеждениях (например, когда мы рассматриваем наличие церквей или религиозных организаций поблизости при поиске недвижимости).

В рамках обработки ваших запросов может потребоваться передача ваших данных третьим лицам (например, адвокатам / налоговым консультантам / финансовым институтам).

Согласие, данное вами на это, может быть отозвано в любое время.

II. Заявления о согласии

1. Я выражаю согласие на то, чтобы мои конфиденциальные данные были собраны и обработаны в целях исполнения договора.
2. Также я соглашаюсь на то, чтобы обработанные данные в рамках настоящего договора передавались третьим лицам, в частности адвокатам/налоговым консультантам/финансовым институтам.
3. Я знаю, что могу отозвать это согласие в любое время.
4. Я прочитал(а) и ознакомился(ась) с информационным листом по защите данных.

Информационный лист по защите данных (ст. 13 и далее DSGVO)

Защита данных для нас имеет важное значение. Мы заверяем вас, что мы обрабатываем ваши персональные данные в соответствии с принципом «добросовестности» и только для нижеприведённых целей. Мы также подтверждаем, что приняли соответствующие технические и организационные меры для защиты ваших данных и для соблюдения наших обязательств в соответствии с DSGVO и законом об адаптации защиты данных 2018 года. В соответствии со статьями 13 и последующими статьями DSGVO мы также хотим предоставить вам следующую информацию об обработке ваших персональных данных и о связанных с этим правах.

Ответственное лицо: VigoImmobilien GmbH, Bösendorferstrasse 1/1/18-19, 1010 Wien, Österreich. E-Mail: [email protected]. Tel: +43 664 99 877 599.

Цель: Предоставление услуг в сфере продажи, покупки, аренды недвижимости и связанных с ними деятельностей.

Правовая основа: Vermittlungsauftrag/Vollmacht (Посреднический договор/доверенность); Einwilligungserklärungen (заявления о согласии); gesetzliche Grundlagen (правовые основания).

Категории: Контактные данные/Персональные данные (Имя, Адрес, Адрес электронной почты, Дата рождения, Номер телефона); Данные легитимации (Данные документов, удостоверяющих личность); Данные документации (Официальные протоколы, Экспертные заключения, Решения суда).

Срок хранения: В случае нахождения в договорных отношениях с вами, все собранные нами данные будут храниться с соблюдением всех технических и организационных мер защиты. В случае прекращения договорных отношений с вами мы обязуемся минимизировать данные, при этом соблюдая наши законные обязательства по хранению и документированию, а также законные сроки давности.

Категории получателей: Собственное предприятие: агент по недвижимости, бухгалтерия, клиентский менеджер; обработчики заказов, IT-специалисты. Финансовые учреждения: Bausparkasse; иные поставщики услуг ответственного лица, такие как налоговые консультанты или, при необходимости, адвокаты, органы власти и т.д.; эксперты и компании по урегулированию убытков.

III. Автоматизированная коммуникация с использованием искусственного интеллекта (звонки, e-mail, SMS, мессенджеры)

Этот раздел дополняет приведённую выше информацию и касается случаев обработки данных, связанных с использованием систем искусственного интеллекта (ИИ) для связи с вами и обработки вашего запроса.

Что мы делаем

Если вы оставили заявку на нашем сайте или через рекламную форму (например, Meta Ads) и предоставили своё явное согласие, мы можем использовать автоматизированные системы искусственного интеллекта для связи с вами по телефону, электронной почте, SMS, WhatsApp, Telegram, Messenger или через другие электронные каналы коммуникации, которые вы самостоятельно указали при оставлении заявки. Цель такой связи — квалификация вашего запроса по недвижимости: уточнение бюджета, желаемого района, типа объекта, сроков и других существенных параметров.

AI-голосовой ассистент

Вам может позвонить автоматизированный AI-голосовой ассистент под брендом «Vigo Immobilien» (VigoImmobilien GmbH). В начале каждого звонка ассистент сообщает, что вы разговариваете с искусственным интеллектом, а не с человеком, и запрашивает согласие на запись разговора. Если вы не соглашаетесь — запись не ведётся, и звонок завершается.

AI-переписка (e-mail, SMS, мессенджеры)

Автоматизированный AI-помощник может также отвечать на ваши сообщения, отправлять электронные письма, уточнять информацию по вашему запросу, задавать дополнительные вопросы для формирования наиболее релевантных предложений и предлагать возможное время встречи или показа объекта от имени VigoImmobilien GmbH. Во время переписки по электронной почте или в мессенджерах ИИ всегда идентифицирует себя как автоматизированный помощник VigoImmobilien в начале взаимодействия. Вы можете в любой момент попросить продолжить общение непосредственно с сотрудником VigoImmobilien.

Соответствие требованиям EU AI Act

Мы используем системы искусственного интеллекта в соответствии с требованиями Регламента (ЕС) 2024/1689 (AI Act). Наш ИИ используется исключительно для первичной коммуникации, сбора информации и подготовки предложений. Мы обеспечиваем надлежащий человеческий контроль (human oversight) за использованием систем искусственного интеллекта. Окончательные решения относительно заключения договоров, показов недвижимости, коммерческих предложений или иных юридически значимых действий принимаются исключительно сотрудниками VigoImmobilien GmbH.

Какие данные обрабатываются

• ваш номер телефона, e-mail и/или контакт в мессенджере, имя и критерии поиска недвижимости (бюджет, район, тип объекта, язык общения, желаемое время покупки или аренды, мотивация аренды или покупки);
• аудиозапись телефонного разговора и текстовая расшифровка (транскрипт), при условии вашего согласия на запись;
• содержание переписки с AI-помощником по электронной почте или в мессенджерах;
• автоматически определённая категория спроса A/B/C и другие параметры анализа (бюджет, район, тип недвижимости, мотивация, язык, ориентировочное время сделки, покупка или аренда) — используются исключительно для внутренней приоритизации заявки; решение о предложении или встрече всегда принимает человек;
• подтверждение вашего согласия (время, дата, текст согласия, который вы видели).

Мы не создаём биометрический голосовой профиль и не используем ваш голос для идентификации личности. Полученная информация может автоматически передаваться в CRM-систему VigoImmobilien для дальнейшей работы менеджеров.

Правовая основа

Обработка осуществляется на основании ст. 6(1)(a) DSGVO (ваше согласие), что одновременно является основанием для звонка в соответствии с § 174 TKG 2021 (закон Австрии о телекоммуникациях) и записи разговора, а также, если между сторонами возникают договорные отношения, на основании ст. 6(1)(b) DSGVO. Без вашего согласия звонок или автоматизированная переписка не осуществляются.

Поставщики AI-услуг (обработчики)

Мы можем использовать разных поставщиков AI-услуг для генерации текста, синтеза речи, распознавания речи, телефонии и автоматизации коммуникации. Перечень поставщиков может изменяться без предварительного уведомления в соответствии с развитием наших технологических решений. На момент публикации этого текста к таким поставщикам относятся:

Поставщик	Регион	Роль
Vapi Labs, Inc.	США	Оркестрация AI-звонка
Telnyx LLC	США (регион CDR — ЕС по возможности)	Телефонный оператор (carrier)
Gladia	Франция / ЕС	Распознавание речи (основной)
Deepgram, Inc.	США	Распознавание речи (резервный)
ElevenLabs, Inc.	США	Синтез голоса ассистента
Anthropic PBC (Claude)	США	AI-анализ текста/транскрипта и определение категории A/B/C
Hetzner Online GmbH	Германия / ЕС	Хостинг и хранение данных

Передача данных за пределы ЕС

Часть поставщиков обрабатывает данные в США. Передача осуществляется на основании Стандартных договорных условий ЕС (SCC), при необходимости — в сочетании с сертификацией EU-US Data Privacy Framework, и дополняется оценкой последствий трансфера (TIA). Копию гарантий можно получить по запросу.

Маркетинговые сообщения

Если сообщения касаются исключительно обработки вашего конкретного запроса по недвижимости, они осуществляются в рамках этого запроса. Отдельные рекламные или информационные сообщения о новых объектах или маркетинговых предложениях отправляются только при наличии отдельного согласия, если такое согласие требуется законодательством. Такие сообщения (по телефону, e-mail, SMS или через мессенджеры) мы отправляем исключительно лицам, которые самостоятельно оставили заявку и предоставили соответствующее согласие.

Срок хранения

• Аудиозапись и транскрипт разговора, а также содержание AI-переписки: удаляются не позднее чем через 30 дней после соответствующего взаимодействия;
• определённая категория спроса (A/B/C) и другие параметры анализа, а также основные контактные данные: хранятся в течение общего срока ведения заявки клиента (ориентировочно 3 года с момента последнего контакта);
• подтверждение согласия: хранится в течение периода активной коммуникации плюс срок исковой давности (ориентировочно 7 лет) — как доказательство правомерности обработки.

Отзыв согласия

Вы можете в любой момент отказаться от дальнейших AI-звонков или сообщений путём уведомления нас любым способом (например, на [email protected] или словом «СТОП») или нажав соответствующую ссылку для отказа в электронном письме, если она содержится.

Отсутствие автоматизированного решения с правовыми последствиями

AI-квалификация используется только для внутренней подготовки к разговору с менеджером. Решение о предоставлении предложения или назначении встречи всегда принимает человек. ИИ не принимает самостоятельных юридически значимых решений и не осуществляет полностью автоматизированное принятие решений в отношении клиентов. Например, ИИ может предложить возможные даты и время показа недвижимости, однако окончательное подтверждение встречи всегда осуществляет сотрудник VigoImmobilien. Автоматизированного решения в смысле ст. 22 DSGVO, которое имело бы для вас правовые последствия или существенно вас затрагивало, не происходит.

Текст согласия на форме заявки

На форме оставления заявки используются следующие два отдельных чекбокса согласия (ни один не отмечен заранее):

☐  Обязательный: Я соглашаюсь на обработку моей заявки и контакт со мной по ней (по телефону, электронной почте, SMS или через другие электронные каналы связи) с применением автоматизированных систем искусственного интеллекта.

☐  Необязательный: Я соглашаюсь получать информацию о новых объектах недвижимости, акциях и других предложениях VigoImmobilien.

Минимизация данных

Просим не сообщать AI-помощнику специальные категории персональных данных (данные о здоровье, политические взгляды, религию и т.д.), если это не является необходимым для обработки вашего запроса. Если такие данные будут случайно сообщены, мы будем обрабатывать их только в объёме, необходимом для выполнения вашего запроса или в соответствии с требованиями законодательства.

Cookies и инструменты веб-аналитики

Если AI-коммуникация инициируется через форму на нашем сайте, для сбора первичных данных заявки и аналитики мы можем использовать: Meta Pixel, Google Analytics, инструменты CRM-интеграции и лид-трекинга. Подробная информация об используемых cookies и возможность управления настройками доступна в разделе настроек Cookie на нашем сайте.

IV. CRM и системы управления клиентскими данными

Для организации работы с объектами недвижимости и клиентскими запросами мы используем специализированное программное обеспечение.

JustImmo

CRM-система и база объектов недвижимости (поставщик: B&G Consulting & Commerce GmbH, Mariahilferstraße 8/11, 1070 Wien, Österreich), которую мы используем для ведения карточек объектов, клиентских запросов и сопровождения сделок.

NetHunt CRM

Система управления клиентскими взаимоотношениями (поставщик: NetHunt Inc., 651 N Broad St., Suite 206, Middletown, DE 19709, США), которую мы используем для обработки заявок, ведения истории коммуникации с клиентами и внутренней координации работы с лидами.

Какие данные обрабатываются

• контактные данные (имя, телефон, e-mail);
• информация о запросе по недвижимости (бюджет, район, тип объекта, статус заявки);
• история коммуникации (заметки менеджеров, этапы сделки).

Правовая основа

Vermittlungsauftrag/Vollmacht (посреднический договор), исполнение договора и законные интересы в организации собственной деятельности (ст. 6(1)(b), (f) DSGVO). Данные могут автоматически синхронизироваться между CRM-системами и другими внутренними системами VigoImmobilien исключительно для обработки вашего запроса.

Передача данных и место обработки

JustImmo и NetHunt действуют как обработчики персональных данных по нашему поручению (ст. 28 DSGVO); с обоими поставщиками заключены соответствующие договоры об обработке данных (DPA). Поставщик JustImmo зарегистрирован в Австрии; согласно собственной информации о защите данных поставщика, передача данных получателям в третьей стране (за пределами ЕС) может иметь место в рамках предоставления услуги. Поставщик NetHunt (NetHunt Inc.) является компанией, зарегистрированной в США; обработка данных через этот сервис представляет собой передачу в третью страну. Данные технически хранятся на инфраструктуре Google Cloud Platform. Передача в обоих случаях, где она касается третьей страны, осуществляется на основании Стандартных договорных условий ЕС (SCC) и/или иных признанных механизмов защиты данных.

Срок хранения

Данные в CRM-системах хранятся в течение срока ведения клиентской заявки и последующего правового обязательства по хранению документации, в соответствии с общими сроками, указанными в Информационном листе выше.

V. Проверка личности клиента в соответствии с законодательством о противодействии отмыванию денег (AML/KYC)

Как маклер по недвижимости, VigoImmobilien GmbH подпадает под действие Закона Австрии о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма (Finanzmarkt-Geldwäschegesetz, FM-GwG) и § 365m1 GewO. Эти законы возлагают на нас законную обязанность идентифицировать и проверять клиентов перед заключением сделки с недвижимостью.

Что мы делаем

Перед заключением сделки (покупка, продажа, аренда сверх установленного законом порога) мы обязаны идентифицировать клиента, проверить законность источника его средств и установить, является ли клиент политически значимым лицом (PEP — Politically Exposed Person) в соответствии с критериями FM-GwG. Это обязательная проверка, которую нельзя обойти по выбору клиента или маклера.

Какие данные обрабатываются

• копия документа, удостоверяющего личность (паспорт, ID-карта);
• справка о регистрации места жительства (Meldezettel) или аналогичный документ;
• документы о финансовом состоянии лица (подтверждение доходов, источники средств для сделки);
• информация о статусе политически значимого лица (PEP) клиента, а также, при необходимости, членов его семьи или близких партнёров в смысле FM-GwG;
• результат проверки по санкционным спискам и спискам PEP (если применимо).

Правовая основа

Исполнение законной обязанности в соответствии с FM-GwG и § 365m1 GewO (ст. 6(1)(c) DSGVO). Эта обработка не зависит от согласия клиента — без прохождения проверки заключение сделки невозможно в соответствии с законом.

Кому передаются данные

Данные могут передаваться компетентным органам (в частности Bundeskriminalamt / Geldwäschemeldestelle) в случаях, прямо предусмотренных законом, а также аудиторам или органам надзора в рамках проверки соблюдения нами требований FM-GwG. Данные не передаются третьим лицам в коммерческих целях.

Срок хранения

Документы и результаты проверки хранятся в течение срока, установленного FM-GwG (как правило, 5 лет с момента завершения деловых отношений или проведения операции), независимо от общих сроков хранения, указанных в других разделах данного документа.

Ваши права в этом контексте

Ввиду обязательного характера данной проверки право на возражение и удаление данных до истечения установленного законом срока хранения ограничено в соответствии с требованиями FM-GwG. Иные права субъекта данных (доступ, исправление) применяются в общем порядке, описанном в разделе «Ваши права» ниже.

VI. IP-телефония: запись и анализ звонков AI-ассистента и маклеров

Этот раздел описывает планируемое использование системы IP-телефонии для записи и анализа телефонных разговоров в компании. На момент публикации данного текста функция записи разговоров маклеров ещё не активирована технически.

Что мы делаем

Мы используем систему IP-телефонии для совершения и приёма звонков в компании. В рамках этой системы могут обрабатываться и анализироваться: (a) звонки автоматизированного AI-голосового ассистента, описанные в Разделе III данного документа, и (б) телефонные разговоры наших сотрудников-маклеров с клиентами (входящие и исходящие звонки), если запись активирована. Цель записи и анализа разговоров маклеров — контроль качества обслуживания клиентов и повышение эффективности консультирования.

Какие данные обрабатываются

• номер телефона абонента, дата и время звонка, продолжительность разговора;
• аудиозапись разговора (при условии активации записи) и, при необходимости, текстовая расшифровка;
• содержание разговора по запросу на недвижимость (бюджет, район, тип объекта, статус заявки).

Правовая основа

В отношении клиента: законный интерес в обеспечении качества обслуживания (ст. 6(1)(f) DSGVO). Запись телефонного разговора осуществляется только после уведомления клиента в начале звонка и при условии его явного согласия. В отношении маклера-сотрудника: запись разговоров сотрудника активируется только после получения его отдельного письменного согласия, оформленного до начала записи.

Срок хранения

Аудиозапись разговоров маклеров хранится не дольше, чем это необходимо для целей контроля качества, с аналогичным или более коротким сроком, чем указано для AI-звонков в Разделе III (ориентировочно до 30 дней), если иное не предусмотрено отдельным соглашением с маклером.

Статус внедрения

Функция записи звонков AI-ассистента внедрена в соответствии с Разделом III данного документа. Функция записи звонков маклеров-сотрудников на данный момент технически не активирована; она будет запущена только после получения письменного согласия каждого соответствующего сотрудника.

Ваши права

Мы хотели бы сообщить вам и напомнить, что как субъект данных в смысле DSGVO вы имеете право на получение информации (ст. 15), удаление (ст. 17), ограничение обработки (ст. 18), исправление (ст. 16), перенос данных (ст. 20), а также право на возражение (ст. 21) и отзыв согласия в любое время с действием на будущее (ст. 7(3)). Для реализации ваших прав обращайтесь, пожалуйста, к указанному выше ответственному лицу на [email protected]. Кроме того, обращаем ваше внимание на то, что вы имеете право подать жалобу в Австрийский орган по защите данных (dsb.gv.at), если вы считаете, что мы нарушили ваши права в сфере защиты данных. Мы также готовы ответить на ваши вопросы и предоставить вам информацию в любое время.