I. Загальна інформація
«Персональні дані» – це будь-яка інформація, що стосується певної або визначеної фізичної особи. Це можуть бути як особисті, так і професійні, економічні відомості, характеристики, знання або фізіологічні особливості. Персональні дані містять такі відомості, як ім’я, дата народження, адреса, номер телефону.
Конфіденційні дані:
Обробка конфіденційних даних допустима тільки за умови, що зазначена особа дала згоду на одну або кілька конкретних цілей. Конфіденційні дані відповідно до пункту 9 GDPR включають дані, з яких випливає расова та етнічна приналежність, політичні погляди, релігійні або світоглядні переконання або членство в профспілці; біометричні дані для однозначної ідентифікації фізичної особи.
Для надання послуг у сфері продажу, купівлі, оренди нерухомості часто потрібне опрацювання конфіденційних даних. Насамперед можлива інформація про сімейне життя (наприклад, під час пошуку нерухомості для вас і вашої родини, з якої можна вивести сексуальну орієнтацію).
Рідко, але можливі також дані про політичні думки або релігійні погляди (наприклад, коли ми розглядаємо наявність церков або релігійних організацій поблизу під час пошуку нерухомості).
У рамках обробки ваших запитів може знадобитися передача ваших даних третім особам (наприклад, адвокатам / податковим консультантам / фінансовим інститутам).
Згода, надана вами на це, може бути відкликана в будь-який час.
II. Заяви про згоду
- Я висловлюю згоду на те, щоб мої конфіденційні дані були зібрані та оброблені з метою виконання договору.
- Також я погоджуюся на те, щоб оброблені дані в межах цього договору також передавалися третім особам, зокрема адвокатам/податковим консультантам/фінансовим інститутам.
- Я знаю, що можу відкликати цю згоду в будь-який час.
- Я прочитав(ла) та ознайомився(лась) з інформаційним листом щодо захисту даних.
Інформаційний лист щодо захисту даних (ст. 13 і далі DSGVO)
Захист даних для нас має важливе значення. Ми запевняємо вас, що ми обробляємо ваші персональні дані відповідно до принципу «чесності та добросовісності» і тільки для наведених нижче цілей. Ми також підтверджуємо, що ми прийняли відповідні технічні та організаційні заходи для захисту ваших даних і щоб дотримуватися наших зобов’язань відповідно до DSGVO і закону про адаптацію захисту даних 2018 року. Відповідно до статей 13 і наступних статей DSGVO ми також хочемо надати вам таку інформацію про обробку ваших персональних даних і про пов’язані з цим права.
Відповідальна особа: VigoImmobilien GmbH, Bösendorferstrasse 1/1/18-19, 1010 Wien, Österreich. E-Mail: [email protected]. Tel: +43 664 99 877 599.
Мета: Надання послуг у сфері продажу, купівлі, оренди нерухомості та пов’язаних із ними діяльностей.
Правова основа: Vermittlungsauftrag/Vollmacht (Посередницький договір/дозвіл); Einwilligungserklärungen (заяви про згоду); gesetzliche Grundlagen (правові підстави).
Категорії: Контактні дані/Персональні дані (Ім’я, Адреса, Адреса електронної пошти, Дата народження, Номер телефону); Дані легітимації (Дані документів, що засвідчують особу); Дані документації (Офіційні протоколи, Експертні висновки, Рішення суду).
Термін зберігання: У разі перебування в контрактних відносинах з вами, всі зібрані нами дані зберігатимуться з дотриманням усіх технічних та організаційних заходів захисту. У разі розриву контрактних відносин з вами, ми зобов’язуємося до мінімізації даних, водночас дотримуючись наших законних обов’язків зі збереження та документування, а також законних строків давності.
Категорії одержувачів: Власне підприємство: агент з нерухомості, бухгалтерія, клієнтський менеджер; обробники замовлень, IT-фахівці. Фінансові установи: Bausparkasse; інші постачальники послуг відповідальної особи, такі як податкові консультанти або, за потреби, адвокати, органи влади тощо; експерти та компанії з урегулювання збитків.
III. Автоматизована комунікація за допомогою штучного інтелекту (дзвінки, e-mail, SMS, месенджери)
Цей розділ доповнює наведену вище інформацію та стосується випадків обробки даних, пов’язаних із використанням систем штучного інтелекту (AI) для зв’язку з вами та опрацювання вашого запиту.
Що ми робимо
Якщо ви залишили заявку на нашому сайті або через рекламну форму (наприклад, Meta Ads) і надали свою явну згоду, ми можемо використовувати автоматизовані системи штучного інтелекту для зв’язку з вами телефоном, електронною поштою, SMS, WhatsApp, Telegram, Messenger або через інші електронні канали комунікації, які ви самостійно вказали під час залишення заявки. Мета такого зв’язку — кваліфікація вашого запиту щодо нерухомості: уточнення бюджету, бажаного району, типу об’єкта, строків та інших суттєвих параметрів.
AI-голосовий асистент
Вам може зателефонувати автоматизований AI-голосовий асистент під брендом «VigoImmobilien» (VigoImmobilien GmbH). На початку кожного дзвінка асистент повідомляє, що ви розмовляєте зі штучним інтелектом, а не з людиною, і запитує згоду на запис розмови. Якщо ви не погоджуєтесь — запис не ведеться і дзвінок завершується.
AI-листування (e-mail, SMS, месенджери)
Автоматизований AI-помічник може також відповідати на ваші повідомлення, надсилати електронні листи, уточнювати інформацію щодо вашого запиту, ставити додаткові питання для формування найбільш релевантних пропозицій та пропонувати можливий час зустрічі або показу об’єкта від імені VigoImmobilien GmbH. Під час електронного листування або переписки в месенджерах AI завжди ідентифікує себе як автоматизований помічник VigoImmobilien на початку взаємодії. Ви можете в будь-який момент попросити продовжити спілкування безпосередньо зі співробітником VigoImmobilien.
Відповідність вимогам EU AI Act
Ми використовуємо системи штучного інтелекту відповідно до вимог Регламенту (EU) 2024/1689 (AI Act). Наш AI використовується виключно для первинної комунікації, збору інформації та підготовки пропозицій. Ми забезпечуємо належний людський контроль (human oversight) за використанням систем штучного інтелекту. Остаточні рішення щодо укладення договорів, показів нерухомості, комерційних пропозицій або інших юридично значущих дій приймаються виключно співробітниками VigoImmobilien GmbH.
Які дані обробляються
- ваш номер телефону, e-mail та/або контакт у месенджері, ім’я та критерії пошуку нерухомості (бюджет, район, тип об’єкта, мова спілкування, бажаний час покупки чи оренди, орендна чи купівельна мотивація);
- аудіозапис телефонної розмови та текстова розшифровка (транскрипт), за умови вашої згоди на запис;
- зміст листування з AI-помічником електронною поштою або в месенджерах;
- автоматично визначена категорія попиту A/B/C та інші параметри аналізу (бюджет, район, тип нерухомості, мотивація, мова, орієнтовний час угоди, купівля чи оренда) — використовуються виключно для внутрішньої пріоритизації заявки; рішення про пропозицію чи зустріч завжди приймає людина;
- підтвердження вашої згоди (час, дата, текст згоди, який ви бачили).
Ми не створюємо біометричний голосовий профіль і не використовуємо ваш голос для ідентифікації особи. Отримана інформація може бути автоматично передана до CRM-системи VigoImmobilien для подальшої роботи менеджерів.
Правова основа
Обробка здійснюється на підставі ст. 6(1)(a) DSGVO (ваша згода), що одночасно є підставою для дзвінка відповідно до § 174 TKG 2021 (закон Австрії про телекомунікації) та запису розмови, а також, якщо між сторонами виникають договірні відносини, на підставі ст. 6(1)(b) DSGVO. Без вашої згоди дзвінок чи автоматизоване листування не здійснюються.
Постачальники AI-послуг (обробники)
Ми можемо використовувати різних постачальників AI-послуг для генерації тексту, синтезу мовлення, розпізнавання мовлення, телефонії та автоматизації комунікації. Перелік постачальників може змінюватися без попереднього повідомлення відповідно до розвитку наших технологічних рішень. На момент публікації цього тексту до таких постачальників належать:
| Постачальник | Регіон | Роль |
| Vapi Labs, Inc. | США | Оркестрація AI-дзвінка |
| Telnyx LLC | США (регіон CDR — ЄС за можливості) | Телефонний оператор (carrier) |
| Gladia | Франція / ЄС | Розпізнавання мовлення (основний) |
| Deepgram, Inc. | США | Розпізнавання мовлення (резервний) |
| ElevenLabs, Inc. | США | Синтез голосу асистента |
| Anthropic PBC (Claude) | США | AI-аналіз тексту/транскрипту та визначення категорії A/B/C |
| Hetzner Online GmbH | Німеччина / ЄС | Хостинг і зберігання даних |
Передача даних за межі ЄС
Частина постачальників обробляє дані у США. Передача здійснюється на підставі Стандартних договірних застережень ЄС (SCC), за необхідності — у поєднанні з сертифікацією EU-US Data Privacy Framework, та доповнюється оцінкою наслідків трансферу (TIA). Копію гарантій можна отримати за запитом.
Маркетингові повідомлення
Якщо повідомлення стосуються виключно опрацювання вашого конкретного запиту щодо нерухомості, вони здійснюються в межах цього запиту. Окремі рекламні або інформаційні повідомлення про нові об’єкти чи маркетингові пропозиції надсилаються лише за наявності окремої згоди, якщо така згода вимагається законодавством. Такі повідомлення (телефоном, e-mail, SMS чи через месенджери) ми надсилаємо виключно особам, які самостійно залишили заявку та надали відповідну згоду.
Строк зберігання
- Аудіозапис і транскрипт розмови, а також зміст AI-листування: видаляються не пізніше ніж через 30 днів після відповідної взаємодії;
- визначена категорія попиту (A/B/C) та інші параметри аналізу, а також основні контактні дані: зберігаються протягом загального строку ведення заявки клієнта (орієнтовно 3 роки з моменту останнього контакту);
- підтвердження згоди: зберігається протягом періоду активної комунікації плюс строк позовної давності (орієнтовно 7 років) — як доказ правомірності обробки.
Відкликання згоди
Ви можете будь-коли відмовитися від подальших AI-дзвінків або повідомлень шляхом повідомлення нас будь-яким способом (наприклад, на [email protected] або словом «СТОП») або натиснувши відповідне посилання для відмови в електронному листі, якщо воно міститься.
Відсутність автоматизованого рішення з правовими наслідками
AI-кваліфікація використовується лише для внутрішньої підготовки до розмови з менеджером. Рішення про надання пропозиції чи призначення зустрічі завжди приймає людина. AI не приймає самостійних юридично значущих рішень та не здійснює повністю автоматизованого прийняття рішень щодо клієнтів. Наприклад, AI може запропонувати можливі дати та час показу нерухомості, однак остаточне підтвердження зустрічі завжди здійснює співробітник VigoImmobilien. Автоматизованого рішення у значенні ст. 22 DSGVO, яке мало б для вас правові наслідки або суттєво вас зачіпало, не відбувається.
Текст згоди на формі заявки
На формі залишення заявки використовуються наступні два окремі чекбокси згоди (жоден не позначений заздалегідь):
☐ Обов’язковий: Я погоджуюся на обробку моєї заявки та контакт зі мною щодо неї (телефоном, електронною поштою, SMS або через інші електронні канали зв’язку) із застосуванням автоматизованих систем штучного інтелекту.
☐ Необов’язковий: Я погоджуюся отримувати інформацію про нові об’єкти нерухомості, акції та інші пропозиції VigoImmobilien.
Мінімізація даних
Просимо не повідомляти AI-помічнику спеціальні категорії персональних даних (дані про здоров’я, політичні погляди, релігію тощо), якщо це не є необхідним для обробки вашого запиту. Якщо такі дані будуть випадково повідомлені, ми оброблятимемо їх лише в обсязі, необхідному для виконання вашого запиту або відповідно до вимог законодавства.
Cookies та інструменти веб-аналітики
Якщо AI-комунікація ініціюється через форму на нашому сайті, для збору початкових даних заявки та аналітики ми можемо використовувати: Meta Pixel, Google Analytics, інструменти CRM-інтеграції та lead-трекінгу. Детальна інформація про використовувані cookies та можливість керування налаштуваннями доступна в розділі Cookie-налаштувань на нашому сайті.
IV. CRM та системи управління клієнтськими даними
Для організації роботи з об’єктами нерухомості та клієнтськими запитами на момент даної публікації ми використовуємо спеціалізоване програмне забезпечення, перелік якого може змінюватися без попереднього повідомлення відповідно до розвитку наших технологічних рішень.
JustImmo
CRM-система та база об’єктів нерухомості (постачальник: B&G Consulting & Commerce GmbH, Mariahilferstraße 8/11, 1070 Wien, Österreich), яку ми використовуємо для ведення карток об’єктів, клієнтських запитів та супроводу угод.
NetHunt CRM
Система управління клієнтськими взаємовідносинами (постачальник: NetHunt Inc., 651 N Broad St., Suite 206, Middletown, DE 19709, США), яку ми використовуємо для обробки заявок, ведення історії комунікації з клієнтами та внутрішньої координації роботи з лідами.
Які дані обробляються
- контактні дані (ім’я, телефон, e-mail);
- інформація про запит щодо нерухомості (бюджет, район, тип об’єкта, статус заявки);
- історія комунікації (нотатки менеджерів, етапи угоди).
Правова основа
Vermittlungsauftrag/Vollmacht (посередницький договір), виконання договору та законні інтереси в організації власної діяльності (ст. 6(1)(b), (f) DSGVO). Дані можуть автоматично синхронізуватися між CRM-системами та іншими внутрішніми системами VigoImmobilien виключно для обробки вашого запиту.
Передача даних та місце обробки
JustImmo та NetHunt діють як обробники персональних даних за нашим дорученням (ст. 28 DSGVO); з обома постачальниками укладено відповідні договори про обробку даних (DPA). Постачальник JustImmo зареєстрований в Австрії; згідно з власною інформацією про захист даних постачальника, передача даних отримувачам у третій країні (за межами ЄС) може мати місце в рамках надання послуги. Постачальник NetHunt (NetHunt Inc.) є компанією, зареєстрованою у США; обробка даних через цей сервіс становить передачу в третю країну. Дані технічно зберігаються на інфраструктурі Google Cloud Platform. Передача в обох випадках, де вона стосується третьої країни, здійснюється на підставі Стандартних договірних застережень ЄС (SCC) та/або інших визнаних механізмів захисту даних.
Строк зберігання
Дані в CRM-системах зберігаються протягом строку ведення клієнтської заявки та подальшого правового обов’язку зі зберігання документації, відповідно до загальних строків, зазначених в Інформаційному листі вище.
V. Перевірка особи клієнта відповідно до законодавства про запобігання відмиванню коштів (AML/KYC)
Як маклер з нерухомості, VigoImmobilien GmbH підпадає під дію Закону Австрії про запобігання відмиванню коштів та фінансуванню тероризму (Finanzmarkt-Geldwäschegesetz, FM-GwG) та § 365m1 GewO. Ці закони покладають на нас законний обов’язок ідентифікувати та перевіряти клієнтів перед укладенням угоди з нерухомістю.
Що ми робимо
Перед укладенням угоди (купівля, продаж, оренда понад встановлений законом поріг) ми зобов’язані ідентифікувати клієнта, перевірити законність джерела його коштів та встановити, чи є клієнт політично значущою особою (PEP — Politically Exposed Person) відповідно до критеріїв FM-GwG. Це обов’язкова перевірка, яку не можна обійти на вибір клієнта чи маклера.
Які дані обробляються
- копія документа, що посвідчує особу (паспорт, ID-картка);
- довідка про реєстрацію місця проживання (Meldezettel) або аналогічний документ;
- документи про фінансовий стан особи (підтвердження доходів, джерела коштів для угоди);
- інформація про статус політично значущої особи (PEP) клієнта, а також, за потреби, членів його родини чи близьких партнерів у розумінні FM-GwG;
- результат перевірки за санкційними переліками та переліками PEP (якщо застосовується).
Правова основа
Виконання законного обов’язку відповідно до FM-GwG та § 365m1 GewO (ст. 6(1)(c) DSGVO). Ця обробка не залежить від згоди клієнта — без проходження перевірки укладення угоди неможливе відповідно до закону.
Кому передаються дані
Дані можуть передаватися компетентним органам (зокрема Bundeskriminalamt / Geldwäschemeldestelle) у випадках, прямо передбачених законом, а також аудиторам чи органам нагляду в межах перевірки дотримання нами вимог FM-GwG. Дані не передаються третім особам у комерційних цілях.
Строк зберігання
Документи та результати перевірки зберігаються протягом строку, встановленого FM-GwG (як правило, 5 років з моменту завершення ділових відносин або проведення операції), незалежно від загальних строків зберігання, зазначених в інших розділах цього документа.
Ваші права в цьому контексті
Через обов’язковий характер цієї перевірки право на заперечення та видалення даних до завершення встановленого законом строку зберігання обмежене відповідно до вимог FM-GwG. Інші права суб’єкта даних (доступ, виправлення) застосовуються в загальному порядку, описаному в розділі «Ваші права» нижче.
VI. IP-телефонія: запис і аналіз дзвінків AI-асистента та маклерів
Цей розділ описує заплановане використання системи IP-телефонії для запису та аналізу телефонних розмов у компанії.
Що ми робимо
Ми використовуємо систему IP-телефонії для здійснення та прийому дзвінків у компанії. У межах цієї системи можуть оброблятися й аналізуватися: (a) дзвінки автоматизованого AI-голосового асистента, описані в Розділі III цього документа, та (б) телефонні розмови наших співробітників-маклерів з клієнтами (вхідні та вихідні дзвінки), якщо запис активовано. Мета запису та аналізу розмов маклерів — контроль якості обслуговування клієнтів та підвищення ефективності консультування.
Які дані обробляються
- номер телефону абонента, дата та час дзвінка, тривалість розмови;
- аудіозапис розмови (за умови активації запису) та, за потреби, текстова розшифровка;
- зміст розмови щодо запиту на нерухомість (бюджет, район, тип об’єкта, статус заявки).
Правова основа
Щодо клієнта: законний інтерес у забезпеченні якості обслуговування (ст. 6(1)(f) DSGVO). Запис телефонної розмови здійснюється лише після повідомлення клієнта на початку дзвінка та за умови його явної згоди. Щодо маклера-співробітника: запис розмов працівника активується лише після отримання його окремої письмової згоди, оформленої до початку запису.
Строк зберігання
Аудіозапис розмов маклерів зберігається не довше ніж це необхідно для цілей контролю якості, з аналогічним або коротшим строком, ніж зазначено для AI-дзвінків у Розділі III (орієнтовно до 30 днів), якщо інше не передбачено окремою угодою з маклером.
Статус впровадження
Функція запису дзвінків AI-асистента впроваджена відповідно до Розділу III цього документа. Функція запису дзвінків маклерів-співробітників наразі технічно не активована; вона буде запущена лише після отримання письмової згоди кожного відповідного співробітника.
Ваші права
Ми хотіли б повідомити вам і нагадати, що як суб’єкт даних у розумінні DSGVO ви маєте право на отримання інформації (ст. 15), видалення (ст. 17), обмеження обробки (ст. 18), виправлення (ст. 16), мінімізацію даних та їх передачу (ст. 20), а також право на заперечення (ст. 21) і відкликання згоди в будь-який час з дією на майбутнє (ст. 7(3)). Для здійснення ваших прав звертайтеся, будь ласка, до зазначеної вище відповідальної особи на [email protected]. Крім того, хочемо звернути вашу увагу на те, що ви маєте право подати скаргу до Австрійського органу із захисту даних (dsb.gv.at), якщо ви вважаєте, що ми порушили ваші права у сфері захисту даних. Ми також готові відповісти на ваші запитання та надати вам інформацію в будь-який час.